Jak komunikować wolontariat pracowniczy

Komunikacja działań wolontariatu pracowniczego, to nie tylko poinformowanie o nim pracowników. Podzielić ją można na kilka etapów:

1. Przed akcją wolontariatu

• Zapowiedź

przed rozpoczęciem akcji wolontariatu ważne jest odpowiednie zainteresowanie i zaangażowanie pracowników. Komunikuj planowaną akcję, cel, datę i sposób udziału. Można to zrobić poprzez wewnętrzne ogłoszenia, newslettery, e-maile, spotkania z pracownikami itp.

• Informacje szczegółowe

przed samą akcją zapewnij pracownikom dokładne informacje na temat projektu wolontariackiego. Obejmij informacje dotyczące czasu i miejsca zbiórki, godzin trwania, rodzaju działań, wymagań, zakresu prac, co powinni ze sobą zabrać np. wodę itp. Upewnij się, że wszyscy mają jasność co do tego, czego się spodziewać.

• Szkolenie i przygotowanie:

w przypadku bardziej zaawansowanych akcji wolontariackich, zorganizuj szkolenie lub warsztat dla pracowników, aby zapewnić im niezbędne umiejętności i wiedzę do wykonania pracy. Przygotuj ich na konkretny projekt, przedstaw im wytyczne bezpieczeństwa i oczekiwane rezultaty.

2. Komunikacja w trakcie

• Jak nam idzie

gdy akcja jest rozłożona w czasie można komunikować jej postępy. Pokazać ile już zostało zrobione, ile jeszcze brakuje do celu.

• Dodatkowe zasoby

może się okazać, że przyda się dodatkowe wsparcie np. potrzebny będzie kierowca, albo osoba z konkretnymi umiejętnościami. Jeśli nie udało Ci się zaplanować tego wcześniej, daj znać pracownikom czego i kogo jeszcze potrzebujesz.

3. Komunikacji po akcji wolontariatu

• Podziękowanie

Wyraź wdzięczność i docenienie pracowników za ich udział w akcji wolontariackiej. Umieść ogłoszenie, artykuł etc. wewnętrzne lub zorganizuj krótkie spotkanie, pokaż, jak bardzo ważny jest ich wkład i jakie rezultaty udało się osiągnąć dzięki ich zaangażowaniu.

• Podsumowanie rezultatów

przedstaw wyniki akcji wolontariackiej i osiągnięte cele. Podziel się informacjami dotyczącymi liczby uczestników, godzin pracy, kwoty zebranych funduszy, osiągniętych celów społecznych itp. Zachęć pracowników do dzielenia się ich osobistymi doświadczeniami i historiami związanych z wolontariatem.

• Wnioski i doskonalenie

zorganizuj spotkanie lub przeprowadź ankietę, aby zbierać opinie i pomysły pracowników na temat akcji wolontariackiej. Dowiedz się, co poszło dobrze, co można poprawić i jakie są sugestie na przyszłość. Wykorzystaj te informacje do doskonalenia programu wolontariatu i planowania kolejnych akcji.

• Dziel się sukcesami

promuj sukcesy akcji wolontariackiej zarówno wewnątrz firmy, jak i na zewnątrz. Pokaż bohaterów akcji. Udostępniaj relacje z wydarzenia, zdjęcia, filmy lub historie sukcesu na stronie internetowej firmy, w mediach społecznościowych, w biuletynach lub prasie. To wzmocni jeszcze bardziej pracowników. Pokaże, że ich zaangażowanie miało pozytywny wpływ na społeczność i przyczyniło się do realizacji misji firmy.

• Kontynuacja zaangażowania

ważne jest, aby utrzymać zaangażowanie pracowników po zakończeniu akcji wolontariackiej. Można to zrobić poprzez regularne aktualizacje dotyczące innych możliwości wolontariackich, informacje o kolejnych projektach lub zaproszenie pracowników do wzięcia udziału w programie ambasadorskim, stałej współpracy z organizacjami partnerskimi, konkursach grantowych.

• Monitorowanie wpływu

skuteczne monitorowanie i ocena wpływu programu wolontariatu są ważne, aby zrozumieć, jakie zmiany i korzyści przynosi dla firmowego zespołu i społeczności. Użyj odpowiednich metryk, takich jak liczba godzin wolontariackich, zadowolenie pracowników, wartość społeczna projektów itp., aby regularnie mierzyć i raportować dane o osiągniętych wynikach.

Pamiętaj, że regularna komunikacja, zarówno przed, w trakcie, jak i po akcji wolontariackiej, jest kluczowa dla angażowania pracowników i budowania silnego programu wolontariatu w firmie.